Kết quả
Qúa trình đào tạo:
Quá trình Đào tạo được thực hiện qua 4 bước:
1. Xác định nhu cầu Đào tạo
Bao gồm:
-Đánh giá nhu cầu đào tạo
-Xác định nhu cầu cụ thể cho đào tạo.
“Đánh giá nhu cầu đào tạo là quá trình thu thập và phát triển thông tin để làm rõ nhu cầu cải thiện khả năng thực hiện công việc và xác định liệu đào tạo có thực sự là giải pháp thiết thực?”.
Đánh giá nhu cầu đào tạo để loại trừ những chương trình đào tạo không thích hợp, để nhận biết những nhu cầu đào tạo thích hợp còn chưa được đáp ứng và để xác định mục tiêu đào tạo cho các chương trình được vạch ra.
Khi đánh giá nhu cầu đào tạo người ta thường bắt đầu từ quan điểm cho rằng kết quả làm việc tồi nên phải đào tạo. Hầu như các công ty chỉ nhận dạng các nhu cầu đào tạo theo phản ứng đối với các vấn đề khi chúng nảy sinh. Tuy nhiên, hiệu quả làm việc không như mong muốn của nhân viên do nhiều nguyên nhân; có những nguyên nhân liên quan đến đào tạo và có cả những nguyên nhân không liên quan đến đào tạo.
Các lý do dẫn đến kết quả làm việc tồi:
-Các lý do cá nhân mà công ty không thể kiểm soát được :
+Khả năng trí tuệ
+Khả năng thể lực
+Sự ổn định về tinh thần , tình cảm
+Hoàn cảnh gia đình và bản thân
+Sức khỏe
-Các lý do về mặt tổ chức mà cá nhân không thể kiểm soát được :
+Công việc hiện tại
+Sự thay đổi công việc
+Lương
+Không có đào tạo
+Thiếu đầu tư và máy móc
+Thiếu các điều kiện làm việc
+Không có kế hoạch
+Quản lý kém
+Vị trí làm việc và đi lại khó khăn.
-Các lý do cá nhân nảy sinh do sự không phù hợp với công việc và tổ chức :
+Thiếu hiểu biết về công việc
+Có cảm giác được đối xử không công bằng
+Thiếu sự khuyến khích động viên
+Có sự xung đột hay va chạm cá nhân với các thành viên trong nhóm hay với người giám sát.
+Thiếu tự tin hay quá tự tin
+Các chương trình đào tạo không phù hợp.
-Về phía nhân viên :
+Mức độ lãng phí cao, năng suất lao động thấp.
+Xảy ra nhiều tai nạn lao động.
+Làm việc mất quá nhiều thời gian.
+Tỉ lệ vắng mặt cao ( chán , sợ công việc )
+Qúa nhiều sự phàn nàn của khách hàng.
-Với người quản lý :
+Tỉ lệ nghỉ việc quá cao (không hài lòng với công việc).
+Làm việc mất quá nhiều thời gian.
+Tinh thần làm việc sút kém.
+Thiếu sự hợp tác từ phía nhân viên (đây là điều quan trọng nhất cần đào tạo người quản lý ngay tức khắc).
Tất nhiên đào tạo không chỉ vì lý do kết quả làm việc tồi mà có thể vì những mục đích cụ thể của quá trình đào tạo.
*Các nguồn thông tin đánh giá nhu cầu đào tạo:
-Kế hoạch phát triển của công ty
-Các ghi chép về nhân viên
-Các báo cáo đánh giá kết quả công việc
-Các bản mô tả công việc
-Sự phàn nàn và phản ứng của khách hàng
-Các sai sót hay lỗi lầm
-Các báo cáo về tai nạn
Các nguồn thông tin trên cần được phân tích kỹ nhằm thấy được sự cần thiết phải đào tạo và đào tạo những kỹ năng gì.
Có 3 cách tiếp cận để đánh giá nhu cầu đào tạo:
-Phân tích ở mức độ tổ chức: Bao gồm các phân tích sau đây:
+Sự ủng hộ và hỗ trợ của giới quản lý và đồng sự
+Chiến lược của tổ chức
+Các nguồn lực cho đào tạo
Sự thành công của các chương trình đào tạo phụ thuộc quyết định vào quyết tâm của ban lãnh đạo tối cao. Không có ủng hộ và hỗ trợ của giới quản lý và đồng sự chắc chắn chương trình đào tạo sẽ phá sản. Có lẽ vì vậy, mà những lý do hay được viện ra nhất để cho rằng việc đào tạo thất bại là không có sự hỗ trợ về quản lý, không có khen thưởng cho những hành vi mới và học viên thiếu động cơ.
Phân tích ở mức độ tổ chức cho phép công tác đào tạo với chiến lược kinh doanh của tổ chức. Đào tạo được coi như giải pháp hỗ trợ một cách tích cực và có hiệu quả cho chiến lược kinh doanh.
Tất nhiên muốn các hoạt động đào tạo thực hiện tốt, tổ chức cũng cần có một nguồn lực thực sự để đáp ứng những nhu cầu cho hoạt động đào tạo.
-Phân tích ở mức độ thực hiện:
+Phát triển danh mục các nhiệm vụ
+Nhận dạng kiến thức , kỹ năng , thái độ cần thiết cho công việc
Việc phân tích ở mức độ thực hiện sẽ cho biết loại công việc nào cần được đào tạo với yêu cầu kiến thức, ky năng, thái độ ở mức độ nào. Phân tích ở mức độ thực hiện công việc, nhiệm vụ còn giúp ta đơn giản hóa quá trình đào tạo, bởi nhiều khi có nhiều công việc có chung những yêu cầu năng lực thực hiện công việc giống nhau.
-Phân tích ở mức độ cá nhân:
+Đánh giá kết quả công việc của cá nhân
+Đánh giá đặc tính cá nhân : kiến thức, năng lực, và thái độ
Việc phân tích ở mức độ cá nhân chỉ ra cá nhân nào cần phải được đào tạo và cần phải đào tạo những kiến thức kỹ năng nào. Tuy nhiên, các tổ chức ngày nay thay đổi nhanh chóng và những công việc ổn định cùng những yêu cầu về kỹ năng có thể dự kiến thường rất hiếm. “Những năng lực cốt lõi” hay việc tích lũy nhiều năng lực để có thể nâng cao khả năng linh hoạt và thích nghi với sự thay đổi thường là mối quan tâm của các tổ chức ngày nay. Sự thay đổi, đặc biệt là sự thay đổi về công nghệ có thể làm thay đổi khuynh hướng đào tạo các kiến thức và kỹ năng cho người lao động. Chẳng hạn, ngày nay công nghệ có thể làm giảm bớt những yêu cầu về kỹ năng làm việc, chứ không phải nâng cao chúng. Những máy tính có thể hiểu được tiếng nói hay đọc được văn bản đang làm thay đổi ý nghĩa của khả năng biết đọc và viết tại nơi làm việc. Và tất nhiên, tầm quan trọng của các kỹ năng khác như: tư duy sáng tạo, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết các vấn đề … sẽ được đề cao.
Đánh giá nhu cầu đào tạo theo cách tiếp cận khác nhau chỉ ra những vấn đề khác nhau trong công tác đào tạo.
-Kỹ thuật đánh giá nhu cầu đào tạo: Người ta có thể sử dụng nhiều phương pháp để đánh giá nhu cầu đào tạo. Các phương pháp có thể là:
+Phỏng vấn
+Phiếu điều tra
+Kiểm tra
+Phân tích các vấn đề của nhóm
+Phân tích các báo cáo hoặc ghi chép
+Phân tích công việc và đánh giá kết quả công việc
Sau đây chúng ta có thể so sánh một số kỹ thuật đánh giá để thấy rõ cơ hội để người tham gia có thể tham gia, sự tham gia cần thiết của ban lãnh đạo hay giám sát viên, thời gian cần thiết, chi phí và quá trình đó có cung cấp những dữ liệu có thể định lượng hay không .
Đánh giá nhu cầu đào tạo
2. Lập kế hoạch Đào tạo
-Xác định các mục tiêu và các điều kiện ràng buộc
-Kết hợp 3 yếu tố của sự thành công: thiết kế, phổ biến và hậu cần.
-Xác định chiến lược tối ưu
-Lập kế hoạch tổng quát.
Khi lên kế hoạch tổng quát phát triển quá trình đào tạo các nội dung bao gồm:
-Quan điểm của Lãnh đạo về đào tạo.
-Tên của chương trình đào tạo.
-Các mục tiêu của chương trình đào tạo (các mục tiêu phải cụ thể và có khả năng đo lường được).
-Nội dung cụ thể của chương trình đào tạo.
-Thứ tự giảng dạy và tài liệu hướng dẫn.
-Xác định nhu cầu, đối tượng đào tạo.
-Ai thực hiện đào tạo, thời gian, chi phí.
-Hình thức, phương pháp đào tạo.
-Chính sách môi trường sau đào tạo.
Khi thiết kế chương trình đào tạo người ta phải chú ý đến nhiều yếu tố
a. Nội dung đào tạo:
-Học các kỹ năng cơ bản hay kiến thức cơ bản
-Học kinh nghiệm hay học từ lý luận sách vở
-Phân loại rõ kiến thức được đào tạo (cơ sở, cơ bản, kỹ thuật chuyên sâu, riêng có của công ty …).
b. Các nguyên tắc của học:
Học là mục tiêu của bất kỳ nỗ lực đào tạo nào. Học tập là việc diễn ra ngay trong bản thân người học và nó là cái cá nhân của người ấy. “Học tập chỉ xảy ra khi một cá nhân cảm thấy có nhu cầu, thể hiện những nỗ lực của mình để thỏa mãn nhu cầu đó, và có được những thỏa mãn với kết quả của nỗ lực đó”. (After Leagans, 1971).
Học liên quan đến sự thay đổi. Sự thay đổi diễn ra trong bản thân người học, giúp cho cá nhân người học thích ứng tốt hơn với môi trường cụ thể.
Để đào tạo có hiệu quả phải chú ý các nguyên tắc học sau đây:
-Phản hồi: thông tin ngược thông báo kết quả cho học viên kết quả của họ.
-Thực hành: nhằm cải thiện một phản xạ một thói quen làm việc.
-Sự thích hợp: nói lên ý nghĩa của quá trình đào tạo với học viên.
-Sự tham gia : nói lên sự tích cực tham gia của học viên vào quá trình đào tạo
-Ứng dụng những điều học được.
c. Đặc điểm của học viên:
-Số lượng của học viên cũng như khả năng của học viên cũng cần được cân nhắc trong thiết kế chương trình đào tạo.
d. Giới hạn của tổ chức:
Đó là các vấn đề: tài chính, cán bộ giảng dạy, thời gian, hoặc các phương tiện có thể chỉ ra liệu chương trình đào tạo có thể thực hiện tại chỗ hay lựa chọn khả năng từ bên ngoài .
e. Các phương pháp đào tạo
Các phương pháp hay kỹ thuật đào tạo phù hợp với việc giảng dạy những nội dung đào tạo khác nhau.
Đào tạo tiếp nhận thông tin:
Các phương pháp đào tạo phù hợp với việc tiếp nhận thông tin bao gồm các bài giảng, các buổi thuyết trình , phim , video cũng như các chương trình hướng dẫn mà trong đó các thông tin có thể được trình bày hoặc trên giấy in , hoặc trên máy vi tính .
Đào tạo kỹ năng:
Các phương pháp đào tạo thích hợp với đào tạo kỹ năng bao gồm phương pháp đào tạo bằng công việc cụ thể như đào tạo bằng biện pháp hướng dẫn công việc (hay còn gọi là phương pháp: Nói, Chỉ dẫn, Làm, và Ôn luyện) và huấn luyện cũng như đào tạo sơ bộ, dạy nghề, và hướng dẫn bằng video.
Đào tạo thay đổi kỹ năng và thái độ giao tiếp:
Các phương pháp phù hợp với chương trình đào tạo thay đổi kỹ năng và thái độ giao tiếp bao gồm các hội nghị, thảo luận, đóng vai, xây dựng hành vi và huấn luyện nhạy cảm.
Huấn luyện khả năng ra quyết định và giải quyết vấn đề:
Các phương pháp phù hợp bao gồm: phương pháp phân tích, giải quyết tình huống, trò chơi kinh doanh.
3. Thực hiện Đào tạo
Mục tiêu của học tập và đào tạo là nhằm thay đổi Kiến thức, Hành vi và Thái độ của người học.
Ở mỗi mục tiêu và mức độ có những phương pháp phù hợp.
PHÂN LOẠI CÁC HÌNH THỨC ĐÀO TẠO
Thực hiện quá trình đào tạo cần phải tìm ra các hình thức và các phương pháp thích hợp nhằm tối ưu hóa quá trình đào tạo. Có nhiều hình thức đào tạo được phân chia theo nhiều tiêu thức khác nhau:
Có nhiều phương pháp đào tạo và phát triển khác nhau. Tên gọi mỗi phương pháp có thể khác nhau, nhưng cách đào tạo và nội dung tương đối giống nhau. Chúng ta chú trọng đến các phương pháp có khả năng áp dụng tại Việt nam trong giai đoạn trước mắt cũng như trong tương lai.
Mục tiêu kiến thức
(Địa hạt nhận thức)
Mục tiêu hành vi
(Địa hạt tâm lý vận động)
Mục tiêu thái độ
(Địa hạt cảm xúc)
-Nhóm 1: Dùng đào tạo các nhà quản trị và chuyên viên:
+Trò chơi quản trị
+Phương pháp nghiên cứu tình huống
+Phương pháp hội nghị
+Mô hình ứng xử
+Đào tạo bàn giấy
+Thực tập sinh
+Đóng kịch
+Kỹ thuật nghe nhìn
-Nhóm 2: Dùng đào tạo công nhân trực tiếp sản xuất hoặc nhân viên nghiệp vụ :
+Kèm cặp tại chỗ
+Đào tạo học nghề
+Phương pháp sử dụng Dụng cụ mô phỏng
+Đào tạo chính quy
4.Đánh giá chương trình đào tạo
Tiêu thức quan trọng nhất trong việc đánh giá chương trình đào tạo vẫn là hiệu quả làm việc của nhân viên có thay đổi theo hướng mong muốn hay không?
Do đó cần so sánh hiệu quả làm việc của nhân viên trước và sau khi được đào tạo để xác định liệu chương trình đào tạo có đáp ứng được các mục tiêu đào tạo hay không.
Trong đánh giá có thể đi vào các vấn đề cụ thể như sau:
-Phản ứng của người học (các học viên có cảm thấy đào tạo là bổ ích hay không?
-Kết quả học tập (người học học được gì?)
-Ap dụng kết quả học tập (người học có thay đổi hành vi và cách làm của họ trong công việc hay không?).
-Những hành vi đã thay đổi đó ảnh hưởng đến kết quả của tổ chức. (kết quả đem lại từ đào tạo?).
-Các học viên có cảm giác tốt đẹp hơn về tổ chức hay công việc đó không ?(thái độ)
Để đo lường phản ứng của người học chúng ta có thể thăm dò ý kiến của họ thông qua phiếu điều tra đánh giá về khóa học.
5. Các phương pháp đào tạo và phát triển
Nếu xét theo địa điểm của đào tạo ta có đào tạo tại nơi làm việc và đào tạo xa nơi làm việc
a. Đào tạo tại nơi làm việc
Là phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó người học sẽ học được kiến thức , kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc và thường là dưới sự hướng dẫn của người lao động lành nghề hơn . Các nghiên cứu cho thấy có khoảng 90% các chương trình đào tạo được thực hiện tại nơi làm việc.
Các dạng đào tạo tại nơi làm việc thường bao gồm:
Kèm cặp tại chỗ: (còn gọi là Đào tạo trên công việc)
Cách thức tổ chức đơn giản nhất là trong quá trình thực hiện công việc học viên sẽ được hướng dẫn bởi những người lành nghề hơn. Phương pháp này có thể áp dụng để đào tạo cả công nhân kỹ thuật lẫn các cấp quản trị. Có ba cách để kèm cặp là:
-Kèm cặp bởi người lãnh đạo trực tiếp
-Kèm cặp bởi cố vấn
-Kèm cặp bởi người quản lý có kinh nghiệm hơn
Khi đào tạo công nhân kỹ thuật, quá trình đào tạo được thực hiện như sau:
-Giải thích cho công nhân mới về toàn bộ công việc.
-Thao tác mẫu cách thức thực hiện công việc.
-Để công nhân làm thử từ tốc độ chậm đến nhanh dần.
-Kiểm tra chất lượng sản phẩm, hướng dẫn giải thích cho công nhân cách thức để thực hiện công việc tốt hơn.
-Để công nhân tự thực hiện công việc.
-Khuyến khích công nhân khi họ thực hiện công việc đạt tiêu chuẩn chất lượng.
Khi đào tạo các quản trị gia, học viên sẽ được làm việc học tập trực tiếp với người mà họ sẽ thay thế trong tương lai. Người này sẽ có trách nhiệm hướng dẫn cho học viên cách thức giải quyết các vấn đề trong phạm vi trách nhiệm của công việc.
-Ưu điểm:
+Đơn giản, dễ tổ chức, có thể đào tạo được nhiều người cùng một lúc.
+Ít tốn kém. Trong quá trình đào tạo học viên đồng thời tạo ra sản phẩm. Doanh nghiệp không cần các phương tiện chuyên biệt như phòng ốc, đội ngũ giảng dạy…
+Các vấn đề đào tạo sát với thực tế của doanh nghiệp.
+Học viên có thể phản hồi nhanh chóng về kết quả đào tạo.
-Nhược điểm:
+Người hướng dẫn thường không có kiến thức sư phạm nên hướng dẫn không bài bản, khoa học nên học viên khó tiếp thu.
+Học viên học cả những thói quen xấu của người hướng dẫn
+Trong quá trình đào tạo có thể làm gián đoạn sản xuất.
+Người hướng dẫn có thể cảm thấy học viên như là “mối đe dọa” đối với công việc hay vị trí của họ nên họ không nhiệt tình hướng dẫn.
Luân chuyển công việc
Đây là phương pháp đào tạo giúp cho người được đào tạo có những kiến thức và kinh nghiệm ở những lĩnh vực khác nhau. Những kinh nghiệm và kiến thức thu được trong quá trình đào tạo này sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện được những công việc cao hơn trong tương lai. Luân chuyển công việc còn giúp học viên hiểu được cách thức phối hợp thực hiện công việc của các bộ phận khác nhau, làm gia tăng sự hiểu biết và xây dựng văn hóa tổ chức. Không chỉ vậy, luân chuyển công việc còn là cách thức tốt giúp nhằm tránh đơn điệu của công việc. Phương pháp này có thể áp dụng để đào tạo cả các quản trị gia lẫn công nhân kỹ thuật và cán bộ chuyên môn. Nhưng nó thường được dùng để đào tạo các cấp quản trị và cán bộ chuyên môn. Trong trường hợp đào tạo các quản trị gia và cán bộ chuyên môn bằng phương pháp luân chuyển công việc có ba cách:
-Chuyển đối tượng đào tạo đến nhận cương vị quản lý ở một bộ phận khác trong tổ chức nhưng vẫn với chức năng và quyền hạn như cũ. Với cách này chủ yếu làm gia tăng sự hưng phấn cho đối tượng đào tạo trong một môi trường mới và tăng thêm sự hiểu biết cho họ về tổ chức.
-Người quản lý được cử đến nhận cương vị công tác mới ngoài lĩnh vực chuyên môn của họ.
-Người quản lý được bố trí luân chuyển công việc trong phạm vi nội bộ một nghề chuyên môn.
+Ưu điểm:
- Giúp cho học viên được đào tạo đa kỹ năng, tránh được tình trạng trì trệ, dễ dàng thích nghi với các công việc khác nhau trong doanh nghiệp.
- Giúp cho học viên kiểm tra, phát hiện các điểm mạnh, điểm yếu của mình và có kế hoạch đầu tư phát triển nghề nghiệp phù hợp .
- Tăng tích lũy kinh nghiệm và giảm sự nhàm chán đối với công việc.
+Nhược điểm:
- Cường độ thực hiện công việc cao dễ gây xáo trộn và bất ổn tâm lý.
- Không hình thành được phương pháp luận cho thực hiện công việc.
- Thời gian ở lại một công việc hay một vị trí quá ngắn có thể làm cho học viên không hiểu đầy đủ về công việc.
Đào tạo xa nơi làm việc
Là phương pháp đào tạo trong đó người học được tách rời khỏi sự thực hiện công việc thực tế để dành thời gian cho việc học. Các phương pháp đào tạo xa nơi làm việc bao gồm:
Lớp cạnh xí nghiệp
Các doanh nghiệp có thể tổ chức các lớp học đào tạo ngay tại doanh nghiệp của mình Trong phương pháp này chương trình đào tạo thường gồm 2 phần: phần lý thuyết và phần thực hành. Phần lý thuyết sẽ do các giảng viên chuyên nghiệp hay các kỹ sư, cán bộ chuyên môn phụ trách. Phần thực hành được tiến hành tại các phân xưởng dưới sự hướng dẫn của các kỹ sư hay công nhân lành nghề.
+Ưu điểm:
- Học viên được trang bị đầy đủ và có hệ thống các kiến thức lý thuyết và thực hành
+Nhược điểm:
- Cần có các phương tiện và trang thiết bị dành riêng cho học tập
- Tổ chức lớp cạnh xí nghiệp cũng rất tốn kém.
Phương pháp nghiên cứu tình huống
Phương pháp này thường được áp dụng để đào tạo và nâng cao năng lực quản trị. Tình huống là mô tả của một trường hợp có thật, thường bao gồm một quyết định, thách thức, cơ hội, hay một vấn đề mà một hay nhiều người trong tổ chức phải đối phó. Tình huống yêu cầu người học phải từng bước nhập vai người ra quyết định cụ thể. Mỗi học viên phải tự phân tích các tình huống và đưa ra các giải pháp của mình để giải quyết các tình huống đó. Thông qua thảo luận trong nhóm về các giải pháp giúp cho học viên có cách nhìn và tiếp cận khác nhau trong giải quyết các vấn đề phức tạp của tổ chức.
+Ưu điểm:
- Tạo ra khả năng lớn để thu hút mọi người tham gia phát biểu các quan điểm khác nhau và đề ra các quyết định.
- Giúp cho học viên làm quen với cách phân tích, giải quyết các vấn đề thực tiễn.
- Phương pháp này tạo điều kiện cho học viên phát triển nhiều kỹ năng như : kỹ năng phân tích, kỹ năng ra quyết định, kỹ năng ứng dụng, kỹ năng giao tiếp bằng lời , kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng quan hệ xã hội, kỹ năng sáng tạo , kỹ năng giao tiếp bằng văn bản .
+Nhược điểm:
- Giảng dạy bằng phương pháp tình huống đòi hỏi những kỹ năng cao.
- Đôi khi người ta đơn giản hóa tình huống và quá trình ra quyết định.
- Các cuộc thảo luận và tranh cãi tình huống biến nó trở nên chậm chạp mất thời gian.
- Nó không thể thích hợp với mọi người.
- Nó thể hiện những cơ hội lớn cho những người thích độc quyền trong thảo luận.
Trò chơi quản trị
Phương pháp này học viên được đóng vai là thành viên của ban quản trị phải giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh khốc liệt. Các số liệu và hoàn cảnh giả định đã được soạn sẵn và cài đặt trên máy tính; học viên sử dụng các kiến thức của mình để quyết định các vấn đề mang tính chiến lược cho tổ chức.
+Ưu điểm:
- Trò chơi quản trị rất sinh động vì tính cạnh tranh, hấp dẫn của nó.
- Học viên học được cách phán đoán những gì của môi trường kinh doanh sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
- Học viên có cơ hội phát triển khả năng giải quyết vấn đề, đề ra chiến lược và chính sách kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp.
- Học viên được phát triển khả năng thủ lĩnh và khuyến khích khả năng hợp tác, làm việc tập thể.
+Nhược điểm:
- Trò chơi quản trị đòi hỏi chi phí rất cao.
- Học viên chỉ được quyền lựa chọn một trong một số phương án lập sẵn, trong khi đó, thực tiễn đòi hỏi có rất nhiều phương án thực hiện sáng tạo khác nhau.
Nguồn: Chia sẻ bởi Sotaykinhdoanh.com (Biên tập và hệ thống hóa)